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31会议 | 再也不用为年会策划而苦恼!  

1、年会电子邀约函 & 电子海报

年会即将举办之前,需要向员工、宾客发送邀请,传统的邮件、纸质邀请卡无法引起注意,31会议推荐您使用基于H5和二维码技术的电子邀请函和电子海报。电子邀请函/电子海报支持多样的设计与特效,可基于微信进行传播,更加有效、方便。

 

一、年会电子邀约函

(一)参考样式

31会议 | 再也不用为年会策划而苦恼!   -爱尖刀

                                                 西海集团·中珠集团2018年年会

 

(二)常用功能

  • 年会主题展示;
  • 年会时间、地点、日程安排和节目单;
  • 各位同事信息在线实时提交;
  • 地图导航。

 

(三)制作方法

第1步:根据年会的主题,设计邀请函页面,设计结构一般建议:封面、年会介绍、年会日程、节目单、年会地图导航、年会报名;

第2步:进入31会议云电子邀约函模块,上传年会邀请函的设计图(设计图需分层,分页),开始制作邀请函动态效果。也可以使用一些免费的H5工具制作,如易企秀、兔展、初页等;

第3步:在31会议云活动板块中设置活动报名表单,将31会议报名表单链接与电子邀请函中的报名按钮;

第4步:调整测试整个邀请函效果,并且在邀请函里放入和年会主题相符的音乐;

第5步:整体测试调整,完成邀请函制作,开始分享。

 

(四)较传统方式的优势

  • 和传统的纸质邀请函相比,电子邀请函有以下几大优势:
  • 发送方便,可通过短信、邮件或者微信群发、转发,发给各个同事、嘉宾;
  • 制作便捷,现成的动态模板以及动态效果,套入年会的主题设计即可完成;
  • 在线信息收集,参会员工、嘉宾通过邀请函链接实时提交的自己参会信息,年会会务组可根据参会人员的数量安排相关采购事宜,减少浪费;
  • 内容丰富,邀请函里的内容展示无限制,可放入年会的主题、时间地点、节目单等等;
  • 传播速度快,而且低碳环保。无纸化邀请函,环保且可以永久保存留念;
  • 提前预热年会气氛,炫酷的动态效果,配上欢快动听的音乐,每位员工打开邀请函即可带入年会氛围中。

 

二、电子海报

(一)推荐样式

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(二)常用功能

  • 年会信息展示(主题元素、时间、地点、年会内容)
  • 二维码放置年会日程流程、报名连接、公司信息推广,或者年会微站二维码
  • 海报收集推广数据

 

(三)制作方法

第一步:根据年会主题设计海报,海报内容主要有:年会主题、年会时间、地点、推广二维码等;

第二步:进入31会议云的电子海报模块,上传背景图,生成二维码(报名入口、推广二维码)生成海报;

第三步:短息发送海报或微信端领取电子海报;

第四步:在后台查看海报推广的详细信息(浏览量、报名数、支付金额)。

 

(四)较传统方式的优势

  • 推广范围更广,不受时间和地域限制,网络连接的地方都可以推广;
  • 将印刷成本,海报分发推广成本降低为0;
  • H5海报的推广通过网络,不消耗纸质资源;
  • 海报的推广数据以及浏览数据可实时查看。

 

2、年会节目单制作(微站)

年会节目单是年会参与者重点关注点之一。传统做法是印刷纸质节目单,往往因节目内容变数较大可能与实际有所不同,晚会结束后亦是随手就扔。基于微站制作的节目单绿色环保,可随时更改信息内容,其二级菜单可展示节目更多的介绍,查看与传播十分便捷。

一、推荐样式

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二、常用功能

  • 年会主题展示
  • 节目内容介绍

 

三、制作方法

第一步:登陆31会议云微站模块,选择节目单首页导航模板;

第二步:根据年会的主题及所选模板,设计节目单页面以及各节目的具体介绍展示页面;

第三步:生成电子节目单;

第四步:调整测试整个节目单效果,并发送节目单。节目单可通过微信发送,也可以印制二维码放置在会场或印于参会证件背面,方便员工使用。

 

四、较传统方式优势

  • 发送方便,可通过微信群发、转发至员工与嘉宾;
  • 制作便捷,选好导航模板,套入年会的主题设计即可完成;
  • 传播速度快,而且低碳环保。无纸化邀请函,环保且可以永久保存留念。

 

3、嘉宾在线注册管理

一、常用注册流程

(一)常规注册流程

确认报名须知 - 填写信息 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

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(二)审核制注册

确认报名须知 – 填写信息  - 提交 – 主办方审核通过 – 发送电子参会凭证

 

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(三)付费注册流程

确认报名须知 – 选择票种 – 填写信息 – 确认信息和购票汇总 - 选择支付方式(微信支付/支付宝/Paypal/线下支付))– 支付费用 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

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(四)团队注册流程

确认报名须知 – 注册账号 – 添加参会人 – 选择票种 – 填写参会人信息 – 完成并添加下一个参会人 – 选择票种 – 填写参会人信息 – 团队所有人员信息填写完成 – 提交 – 确认团队注册信息 – 选择付款方式 – 支付费用 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

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(五)定向邀约注册

输入邀约码 – 邀约码验证通过 -确认报名须知 - 填写信息 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

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二、注册表单的构成

注册表单较一般会议更为复杂,由于其身份验证要求高、日程选择、需要提供接待服务多的诸多属性,无论在表单的结构还是收集的数据字段数量都有一定的标准。通常会包括注册须知、购票页(选择票种或者参会类型)、个人信息页、交通住宿页、分会场日程选择、宗教&特殊餐饮要求、支付页、汇总确认页等多个组成部分。如果提供在线酒店预定、商品资料购买、论文提交等,还需要增加对应的功能页面。

 

 

三、注册表单字段

  • 基本信息类型

中文字段:

姓、 名、 中间名、 代表证显示名、 国籍、 生日、 公司、 职务、 证件类型、 证件号、公司地址、省份、城市、邮编、 办公电话、手机号、电子邮件, 传真

 

English field:

Family name, Given name, Middle name, Badge name, Nationality, DOB, Position,ID type, ID Number,Company address(States,City,Postcode), Office phone, Mobile, E-mail, FAX

 

  • 交通类

中文字段:

抵达地点、航班/车次号、抵达日期/时间

离开地点、航班/车次号、离开日期/时间

 

English field:

Arrival airport/station, Flight/train number, Arrival date/time

Departure airport/station, Flight/train number, Departure date/time

 

  • 住宿类

中文字段:入住酒店、入住时间、离店时间、入住人数、房型

 

English field:

Hotel, Check-in time, Check-out time, Number of people, Room type

 

  • 会议日程类

中文字段:主论坛, 分论坛,展览,欢迎晚宴,演讲

 

English field

Main forum, Breakout, Exhibition, Welcome dinner, Speech

其他

中文字段:穆斯林、素食

English field:Muslim,Vegetarian

 

四、支持分会场注册

年会如果有多个分会场,参会人在注册时选择分会场,并合并支付所选择分会场费用。注册系统需支持在报名主论坛的同时,可以选择多个分会场进行报名,且无需重复填写报名信息。注册完成后,参会人将收到电子参会凭证,凭证中的二维码具备了所选分会场的入场资格。

 

五、票种定义

票种用于不同级别或权益的区分,便于参会人注册时选择。通常有VIP贵宾票、观众票、媒体票、学生票等。票的属性包括:票名称、票的收费类型、票的说明、票的价格、购票开始结束时间等。

 

六、收费&优惠条件

如年会需要收费,通常会支持免费票和收费票,也会支持多种方式的优惠模式包括但不仅限于满减、限时折扣(早鸟票)、定额优惠等;如主办单位使用了31营销云的会员管理模块,还可以执行会员免费或优惠以及积分购票模式。

 

七、统计(类型、收费)

对注册数据统计,通常以注册总人数、不同等级注册嘉宾数量、总售票人数、主会场和分会场注册情况等。统计报表的展现形式包括表格、直方图、曲线图、饼图等。

 

八、商品购买

年会的会刊、纪念品、资料U盘等支持嘉宾在注册时通过商品的形式进行购买,商品结算与注册系处于一个注册表单中完成。

 

九、参会用户智能标签

根据注册用户在注册时填写的信息,31会议云可以帮助主办方给这些参会嘉宾自动打上标签,并保存至数据库,为主办单位数据分析和未来的邀约提供数据基础。

 

4、酒店在线预订管理

一、酒店设置

31会议云酒店预订模块支持房型(大床、标间、床位)设置、价格设置、库存设置;可设置房间预订数量限制;可支持同住人信息登记。

 

二、参会注册&酒店预订数据关联

注册时用户可以同步预定酒店系统,系统将自动关联注册数据和酒店预订数据。酒店预定数据可用于现场签到分房系统。

 

5、在线支付与发票管理

一、支付类型

支付方式支持人民币、外币(外币目前以美金为主)。

 

二、支付方式

  • 线上支付,包括但不限于微信支付、支付宝、PayPal、信用卡;
  • 线下支付,如银行电汇。选择线下支付时,系统会提示收款相关信息。

 

三、支付接口

  • 31会议云支持接入主办方各类支付通道,包括但不仅限于微信支付、支付宝和PayPal等支付接口,购票所得资金可直接进入主办方对公账户;
  • 如主办方无任何电子支付账户,31会议可以代收费用服务。

 

四、支付统计和分类

  • 人民币和美金支付均有独立统计数据便于财务结算和汇率计算;
  • 每个用户支付方式均与用户数据关关联。

 

6、基于社交网络的会议推广

一、多种推广渠道

  • 31会议云提供多种推广渠道,包括但不仅限于微信公号、微信朋友圈、QQ、邮件、短信;
  • 支持推广渠道管理,每个推广渠道可以设置独立的链接或二维码,推广渠道可将链接植入微信公号或印刷二维码在海报或宣传册上。系统将自动跟踪和统计访问流量、注册人数。

 

二、推广方式

  • 会议微站,制作会议移动网站,便于在微信端转发和推广;
  • 电子海报,海报是常用的推广方式,图片在微信朋友圈或微信群中呈现样式为缩略图,较图文更容易被阅读。31会议云推广模块提供电子海报功能,支持在以会议内容为背景的图片上设置二维码,二维码可以作为会议注册入口。二维码可作为发送方的唯一识别标示用于跟踪;
  • 电子邀约函,也是目前使用较为广泛的方式,基于H5技术的电子邀约函,以特效方式展示会议信息吸引潜在参会人群注意力,并引导注册报名或购票。

 

7、参会人数字化管理

一、标签化

根据注册报名类型或数据注入类型(线上注册、后台导入)、支付状态、邀请状态、渠道状态自动标签化用户属性,系统数据将关联注册签到、入场签到、餐饮、接机等系列权限给用户。

 

二、状态管理

系统支持用户的4种状态,成功注册、未/已支付、线下支付、未/已审核、未/已签到,根据不同的用户状态可以进行不同用户提醒或告知。如用户在完成状态下系统则会自动发送电子票,未支付状态下用户则会收到催付通知。

 

三、参会人数据管理

参会人管理模块支持对参会人数据的增、删、改、查;支持参会人数的批量导入、导出;支持未支付、未审核参会人管理。

 

8、自动化通知管理

自动化通知包含邮件、短信、微信和APP四大类消息,支持从注册、购票、付费、电子票、签到、入场、接机等方面进行实时个性化提醒。针对已经有信息的参会嘉宾或工作人员,系统支持生成含个性化二维码的电子参会凭证,通常在会前3-5天发送给到参会人员。

 

 

 


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*文章为作者独立观点,不代表 爱尖刀 立场
本文由 31会议 授权 爱尖刀 发表,并经 爱尖刀 编辑。转载此文章须经作者同意,并请附上出处( 爱尖刀 )及本页链接。原文链接 /news/focus/176976.html
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我还没有学会写个人说明!
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